Office Manager (M|W|D)
Festanstellung
| VZ 38,5 Std.
| 1010 Wien | max. 1 Tag/Woche Homeoffice
Als zentrale Ansprechperson im Büro übernimmst du eine Position mit viel Verantwortung, von Administration über Reise- und Eventorganisation bis zur Assistenz der Geschäftsführung. Du denkst mit, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass der Laden rund läuft.
Stellenbeschreibung
Aufgaben
Administration & Finanzen
- Vorbereitende Buchhaltung, Spesen- und Diätenberechnung
- Schnittstelle zu externem Steuerberater und Lohnverrechner
- Kreditkartenkontrolle und Vorbereitung der Jahresbilanz
Reise & Eventorganisation
- Koordination sämtlicher Dienstreisen – Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, inklusive vollständiger Abrechnung
- Planung und Durchführung interner Events, Workshops und Kundenevents
Office Management
- Büromaterial, IT-Devices, Handyverträge – Bestellung, Verwaltung, Dokumentation
- Erste*r Ansprechpartner*in wenn etwas fehlt, etwas kaputt ist oder Gäste kommen
- Post, Pakete, allgemeine Postfächer – du hältst den täglichen Betrieb am Laufen
Assistenz der Geschäftsführung
- Unterstützung von zwei Geschäftsführern in administrativen und organisatorischen Belangen
- Eigenständige Korrespondenz, Terminkoordination und Entscheidungen im laufenden Betrieb
Was du mitbringst
Unsere Must-Haves:
- Abgeschlossene Ausbildung mit Matura oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle: Idealerweise aus einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen mit breitem Aufgabengebiet
- Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Reisekostenabrechnung
- Fließendes Deutsch (C1+): Schriftlich wie mündlich auf sehr hohem Niveau
- Gute Englischkenntnisse
- Gültige österreichische Arbeitserlaubnis
- Bereitschaft vorwiegend im Büro zu arbeiten
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Was dich bei uns erfolgreich macht:
- Du denkst mit, statt nur auszuführen und erkennst was gebraucht wird, bevor man es dir sagt
- Du bewahrst Ruhe und Struktur, auch wenn es hektisch wird oder Prioritäten sich spontan ändern
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hohe soziale Kompetenz, du kannst dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einstellen und weißt auch, wann du Nein sagen musst
Was ein Vorteil ist, aber kein Muss:
- Erfahrung mit komplexen Fakturierungsprozessen
Was wir dir bieten
- Onboarding: Strukturierte Einarbeitung durch die aktuelle Stelleninhaberin, mit echtem Wissenstransfer für einen erfolgreichen Start bei uns.
- Echte Verantwortung: Eine zentrale Rolle mit Handlungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Flexible Arbeitsregelungen: flexible Gleitzeitregelung und 1 Tag Homeoffice / Woche.
- Sachleistungen: Jahreskarte für öffentlichen Stadtverkehr, Diensthandy auch zur privaten Nutzung, Sportangebote, Gesundheitsvorsorge, private Pensionsvorsorge, Dienstrad-Leasing, Prämien.
- WIPP Lounge: Ein super ausgestatteter Aufenthaltsraum mit Dartscheibe, Brettspielen, Xbox sowie Snacks und Getränken.
- Vergütung: Jahresbruttogehalt ab EUR 60.000 mit der Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von deinen Qualifikationen.
Ansprechperson
Katharina
Szczypta
HR Manager
Hier ein kurzer persönlicher Satz des Ansprechpartners / der Ansprechpartnerin. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur.
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